| CÂU LẠC BỘ
KẾ TOÁN TRƯỞNG TOÀN QUỐC |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số /QĐ-CLBKTT | Hà Nội, ngày tháng năm 2021 |
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế hoạt động của Ban Chủ nhiệm Câu lạc bộ Kế toán trưởng toàn quốc
CHỦ NHIỆM CÂU LẠC BỘ KẾ TOÁN TRƯỞNG TOÀN QUỐC
– Căn cứ Điều lệ Câu lạc bộ kế toán trưởng toàn quốc dược phê duyệt kèm theo Quyết định số 725/QĐ-HKT ngày 11/6/2015 của Chủ tịch Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam;
– Căn cứ Nghị quyết số ……ngày …. của Ban Chủ nhiệm Câu lạc bộ Kế toán trưởng toàn quốc
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế hoạt động của Ban Chủ nhiệm Câu lạc bộ Kế toán trưởng toàn quốc.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Chủ nhiệm, các Phó Chủ nhiệm, thành viên Ban Chủ nhiệm và cán bộ văn phòng thường trực Câu lạc bộ Kế toán trưởng toàn quốc chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
| Nơi nhận
– Như Điều 2; – Chủ tịch, phó Chủ tịch Hội Kế toán và kiểm toán Việt Nam; – Thành viên BCH TƯ Hội Kế toán và kiểm toán Việt Nam |
CHỦ NHIỆM CÂU LẠC BỘ |
| Trịnh Đức Vinh |
| CÂU LẠC BỘ
KẾ TOÁN TRƯỞNG TOÀN QUỐC |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Hà Nội, ngày tháng năm 2021 |
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN CHỦ NHIỆM CÂU LẠC BỘ KẾ TOÁN TRƯỞNG TOÀN QUỐC
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CLBKTT….. ngày / /2021
của Chủ nhiệm Câu lạc bộ Kế toán trưởng toàn quốc)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về nguyên tắc làm việc, phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm, quan hệ công tác với các tổ chức, cá nhân và chế độ báo cáo của Ban Chủ nhiệm Câu lạc bộ Kế toán trưởng toàn quốc (sau đây gọi tắt là Câu lạc bộ, viết tắt là CLB) thuộc Hội kế toán và kiểm toán Việt Nam.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
– Thành viên Ban chủ nhiệm CLB;
– Thành viên các Ban thuộc CLB;
– Nhân viên Văn phòng thường trực CLB (sau đây gọi tắt là nhân viên Văn phòng CLB);
– Hội viên các Chi hội của CLB tại các địa phương, ngành và lĩnh vực.
Điều 3. Mục đích, tôn chỉ hoạt động của Câu lạc bộ
- Câu lạc bộ Kế toán trưởng là tổ chức trực thuộc Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam, chịu sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của Trung ương Hội. Ban Chủ nhiệm phải thực hiện đúng Điều lệ của CLB, làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, quyết định theo đa số.
- Câu lạc bộ Kế toán trưởng hoạt động vì mục đích phi lợi nhuận. Ban Chủ nhiệm CLB coi quyền lợi của hội viên là mục đích cốt lõi, lấy sự hài lòng của Hội viên làm trung tâm, lấy mục tiêu tận tâm phục vụ hội viên làm nền tảng trong mọi hoạt động.
- Câu lạc bộ Kế toán trưởng là diễn đàn để nêu lên tiếng nói của các kế toán trưởng, các chuyên gia, giảng viên, người làm công tác tài chính, kế toán, kiểm toán trên phạm vi toàn quốc nhằm chia sẻ kinh nghiệm, thúc đẩy sự phát triển của nghề nghiệp, tham gia vào công tác hoạch định các chính sách kinh tế- xã hội, đào tạo nguồn nhân lực.
Điều 4. Cơ cấu tổ chức của Câu lạc bộ
- Câu lạc bộ có Ban Chủ nhiệm được bầu theo Điều lệ. Ban Chủ nhiệm Câu lạc bộ có Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm thường trực đồng thời là Giám đốc điều hành, các phó Chủ nhiệm và các thành viên.
- Bộ phận thường trực của Ban Chủ nhiệm CLB là văn phòng CLB, chịu trách nhiệm thường trực giúp Ban Chủ nhiệm và Giám đốc điều hành giải quyết công việc hàng ngày của CLB.
- Câu lạc bộ Kế toán trưởng có các Ban, mỗi Ban do một Phó Chủ nhiệm phụ trách, gồm:
- Ban Hội viên;
- Ban Chuyên môn;
- Ban Đối ngoại;
- Ban Truyền thông.
- Tùy theo tình hình và điều kiện thực tế, Câu lạc bộ tổ chức các phân hội, chi hội theo địa phương, theo ngành hoặc lĩnh vực.
Chương II
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG CỦA
BAN CHỦ NHIỆM VÀ THÀNH VIÊN BAN CHỦ NHIỆM CÂU LẠC BỘ
Điều 5. Nguyên tắc, hình thức hoạt động của Ban Chủ nhiệm Câu lạc bộ
- Ban Chủ nhiệm hoạt động theo cơ chế tập thể theo nguyên tắc tập trung, dân chủ; giữ gìn sự đoàn kết nhất trí, phát huy sức mạnh của tập thể; Tăng cường thực hiện cải cách thủ tục hành chính, đảm bảo rõ ràng, minh bạch, kịp thời và hiệu quả trong mọi hoạt động.
- Hình thức hoạt động của Ban chủ nhiệm là các phiên họp định kỳ 3 tháng một lần và các phiên họp đột xuất khác. Chủ nhiệm CLB triệu tập phiên họp đột xuất khi thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của ít nhất một phần ba tổng số thành viên Ban chủ nhiệm.
Các phiên họp phải được Văn phòng thường trực CLB thông báo bằng văn bản và gửi tài liệu cho các thành viên về nội dung, thời gian và địa điểm với thời hạn trước khi họp ít nhất 5 ngày làm việc. Số lượng người tham dự họp phải có mặt ít nhất 50% tổng số thành viên Ban Chủ nhiệm. Trong trường hợp vắng mặt, thành viên Ban Chủ nhiệm được phép uỷ quyền cho cán bộ khác thay mặt dự họp; người được uỷ quyền phải chịu trách nhiệm trước người uỷ quyền về những ý kiến tham gia. Các thành viên có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu, bố trí thời gian tham dự đầy đủ.
- Chủ trì các phiên họp là Chủ nhiệm hoặc Giám đốc điều hành CLB nếu được Chủ nhiệm CLB ủy quyền. Những nội dung cần biểu quyết của các thành viên Ban chủ nhiệm thì được thông qua theo nguyên tắc đa số. Nếu có ý kiến ngang nhau thì vấn đề được thực hiện theo phía có ý kiến của người chủ trì cuộc họp. Nghị quyết của Ban Chủ nhiệm được thông qua nếu có ít nhất 2/3 số thành viên Ban Chủ nhiệm có mặt tại phiên họp tán thành hoặc trên 50% tổng số thành viên Ban Chủ nhiệm tán thành.
- Kết thúc mỗi phiên họp, Ban Chủ nhiệm ra Nghị quyết hoặc kết luận bằng văn bản và gửi tới tất cả các thành viên của Ban Chủ nhiệm để thực hiện. Các thành viên Ban Chủ nhiệm được nêu ý kiến và bảo lưu ý kiến của mình nhưng phải thực hiện đúng các Nghị quyết đã được thông qua (kể cả trong trường hợp có ý kiến khác với Nghị quyết).
- Chủ nhiệm và Giám đốc điều hành CLB là những người thay mặt Ban Chủ nhiệm để điều hành công việc thường xuyên của CLB, kịp thời báo cáo xin ý kiến Ban Chủ nhiệm cho ý kiến đối với những vấn đề cần thiết trước khi quyết định. Sau thời hạn được xin ý kiến, nếu thành viên Ban Chủ nhiệm không có ý kiến thì được coi như đồng ý với tờ trình xin ý kiến và có nghĩa vụ phải thực hiện theo các nội dung đã được duyệt.
Điều 6. Trách nhiệm, thẩm quyền của Ban chủ nhiệm Câu lạc bộ
- Tất cả các thành viên Ban Chủ nhiệm Câu lạc bộ nêu cao tinh thần gương mẫu, chấp hành nghiêm túc Điều lệ Câu lạc bộ; Tuyên truyền, vận động các hội viên Câu lạc bộ tích cực tham gia vào các hoạt động của CLB, chấp hành Điều lệ để đóng góp vào sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Câu lạc bộ.
- Ban Chủ nhiệm thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo quy định tại Điều lệ Câu lạc bộ được đại hội toàn quốc thông qua, như: Quản lý hội viên; Tổ chức các kỳ sinh hoạt; Tham gia hoạch định chính sách và phản biện xã hội; Tuyên truyền, đào tạo; Đối ngoại và các nhiệm vụ khác được giao.
- Chịu trách nhiệm trước Đại hội toàn quốc của CLB và Trung ương Hội kế toán và kiểm toán Việt Nam (sau đây gọi tắt là Trung ương Hội) về toàn bộ hoạt động và kết quả thực hiện các nhiệm vụ của CLB.
- Thành viên Ban Chủ nhiệm có trách nhiệm giữ mối liên hệ chặt chẽ, thường xuyên với Chủ nhiệm, Giám đốc điều hành, Văn phòng thường trực và các thành viên khác trong Ban Chủ nhiệm CLB. Thành viên Ban Chủ nhiệm phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình thực hiện các công việc có liên quan đến nhiều thành viên khác, kịp thời báo cáo Chủ nhiệm và Giám đốc điều hành CLB khi gặp khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Chủ nhiệm CLB nếu vắng mặt trong các kỳ sinh hoạt hoặc các phiên họp của Ban Chủ nhiệm thì Giám đốc điều hành CLB thay Chủ nhiệm CLB chủ trì, điều hành và báo cáo Chủ nhiệm những nội dung công việc mình đã xử lý.
- Thành viên Ban Chủ nhiệm có trách nhiệm tham dự các phiên họp định kỳ hoặc đột xuất được triệu tập, trường hợp vắng mặt phải có lí do chính đáng. Thành viên vắng mặt được phép ủy quyền cho người khác thay mặt tham dự, phát biểu đại diện cho thành viên vắng mặt nhưng người được ủy quyền tham dự thay không được biểu quyết đối với các Nghị quyết của Ban Chủ nhiệm.
Nếu thành viên Ban Chủ nhiệm vắng mặt tại các phiên họp quá 3 lần/năm, Ban Chủ nhiệm xem xét bãi nhiệm thành viên và có thể giới thiệu người khác thay thế. Người được bầu bổ sung làm thành viên Ban Chủ nhiệm cần được ít nhất 50% thành viên Ban Chủ nhiệm biểu quyết tán thành.
Thành viên ban Chủ nhiệm có quyền xin thôi tham gia Ban Chủ nhiệm và phải báo cáo Ban Chủ nhiệm bằng văn bản trước 3 tháng kể từ ngày dự kiến không tiếp tục tham gia Ban Chủ nhiệm
7. Ban Chủ nhiệm xin ý kiến chỉ đạo của Trung ương Hội trước khi ra Nghị quyết về các vấn đề sau:
- Sửa đổi Điều lệ Câu lạc bộ;
- Chiến lược phát triển và định hướng hoạt động của Câu lạc bộ;
- Tổ chức Đại hội toàn quốc của Câu lạc bộ;
- Cơ cấu tổ chức, nhân sự chủ chốt của Câu lạc bộ;
- Việc đầu tư cơ sở vật chất của Câu lạc bộ.
8. Thường trực Ban Chủ nhiệm xin ý kiến của Trung ương Hội trước khi triển khai thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Các nhiệm vụ mà có sử dụng nguồn nhân lực, vật lực của Trung ương Hội;
- Giải quyết các công việc, đặc biệt là các công việc đối ngoại với những tổ chức, cá nhân có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ của Trung ương Hội;
- Các công việc mà Trung ương Hội Kế toán, kiểm toán chủ trì, Câu lạc bộ là tổ chức được giao thực hiện;
- Các công việc khác mà thường trực Ban Chủ nhiệm thấy cần thiết.
9. Các thành viên Ban Chủ nhiệm phải tham gia các kỳ sinh hoạt toàn quốc định kỳ của CLB hoặc các kỳ sinh hoạt thường xuyên theo phân công của Chủ nhiệm CLB.
10. Các thành viên Ban Chủ nhiệm phải thực hiện đúng các quy định về thu, chi tài chính theo Quy chế tài chính, đảm bảo rõ ràng, minh bạch và công khai.
11. Quyết định về Logo, Slogan Website và các công việc quan trọng khác của CLB;
12. Ban chủ nhiệm, thường trực Ban chủ nhiệm thực hiện Chế độ báo cáo với Trung ương Hội theo quy Chương VII- Quy chế này.
Điều 7. Trách nhiệm, thẩm quyền, phạm vi giải quyết công việc của Chủ nhiệm Câu lạc bộ
1. Phụ trách chung các hoạt động CLB. Tổ chức chỉ đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ của theo Điều lệ CLB và phù hợp với quy định của pháp luật. Chịu trách nhiệm trước Ban Chủ nhiệm về toàn bộ hoạt động và kết quả thực hiện nhiệm vụ của CLB.
2. Chủ nhiệm CLB trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Thay mặt Ban chủ nhiệm triệu tập các kỳ họp của Ban chủ nhiệm; Chủ trì các kỳ họp của Ban chủ nhiệm hoặc kỳ sinh hoạt của CLB;
- Chủ trì, chỉ đạo xây dựng Điều lệ, quy chế hoạt động và làm việc, các văn kiện Đại hội và hội nghị của CLB trình Ban chủ nhiệm phê duyệt; Ký thay mặt (TM) ban hành các Nghị quyết của Ban chủ nhiệm; Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, nhân sự, xây dựng chiến lược, định hướng và giữ mối liên hệ với các cơ quan chức năng Nhà nước;
- Quyết định các biện pháp tổ chức thực hiện Nghị quyết của Ban Chủ nhiệm, các nhiệm vụ được Lãnh đạo Trung ương Hội kế toán và kiểm toán Việt Nam giao;
- Phân công nhiệm vụ cho các Phó Chủ nhiệm; quy định nhiệm vụ cho các Ban thuộc CLB;
- Trường hợp Chủ nhiệm CLB không trực tiếp thực hiện được các nhiệm vụ quy định tại điều này thì ủy quyền cho Phó Chủ nhiệm thường trực chủ trì thực hiện;
- Là chủ tài khoản, chịu trách nhiệm ký báo cáo tài chính, kiểm soát, phê duyệt các khoản thu, chi theo đúng thẩm quyền, nhiệm vụ được quy định trong Quy chế tài chính của CLB;
- Là người thay mặt Ban Chủ nhiệm làm đầu mối liên hệ với các Cơ quan quản lý Nhà nước.
3. Chủ nhiệm xin ý kiến các thành viên Ban Chủ nhiệm trước khi quyết định các vấn đề sau:
- Các chương trình, đề án, công việc lớn mang tính đột xuất chưa được đề cập trong Nghị quyết của Ban Chủ nhiệm;
- Những vấn đề về tổ chức bộ máy; Phê duyệt tổ chức, nhân sự các Ban trực thuộc CLB; Đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm các thành viên Ban Chủ nhiệm; Nhận xét, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật đối với thành viên Ban Chủ nhiệm; cử nhân sự đi học tập, khảo sát trong và ngoài nước.
- Các công việc liên quan đến việc sinh hoạt định kỳ toàn quốc của CLB (như kinh phí, địa điểm, thời gian, hình thức, nội dung…);
- Phối hợp với các tổ chức, cá nhân khác trong việc hợp tác, triển khai các chương trình, hoạt động quan trọng;
- Những công việc khác mà Chủ nhiệm thấy cần thiết.
Điều 8. Trách nhiệm, thẩm quyền, phạm vi giải quyết công việc của Phó Chủ nhiệm thường trực, Giám đốc điều hành Câu lạc bộ
1. Ban Chủ nhiệm phân công Phó Chủ nhiệm thường trực đồng thời giữ chức Giám đốc điều hành CLB.
2. Phó Chủ nhiệm thường trực, Giám đốc điều hành CLB trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau
- Chỉ đạo, điều hành các hoạt động thường xuyên của CLB và bộ phận văn phòng thường trực CLB; Chủ trì các kỳ sinh hoạt của CLB, các phiên họp Ban Chủ nhiệm và thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Chủ nhiệm CLB ủy quyền;
- Xây dựng quy chế làm việc cụ thể của Văn phòng thường trực CLB;
- Xây dựng kế hoạch công tác thường xuyên và định kỳ của CLB trình Ban Chủ nhiệm CLB phê duyệt; Chịu trách nhiệm triển khai thực hiện các hoạt động theo Nghị quyết của Ban chủ nhiệm CLB;
- Xây dựng, sửa đổi quy chế tài chính trình Ban Chủ nhiệm phê duyệt;
- Cùng với Chủ nhiệm CLB là chủ tài khoản, chịu trách nhiệm ký báo cáo tài chính, kiểm soát, phê duyệt các khoản thu, chi theo đúng thẩm quyền, nhiệm vụ được quy định trong Quy chế tài chính của CLB;
- Quản lý tài sản Của CLB;
- Phụ trách công tác thanh tra và đối ngoại; Xây dựng Website, Slogan và logo của CLB trình Ban Chủ nhiệm duyệt;
- Các công việc khác được Chủ nhiệm hoặc Ban Chủ nhiệm CLB phân công.
3. Phó Chủ nhiệm thường trực, Giám đốc điều hành CLB xin ý kiến Chủ nhiệm phê duyệt trước khi thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Các công việc liên quan đến việc tổ chức sinh hoạt thường xuyên của CLB trong phạm vi địa phương, ngành, lĩnh vực (như đối tượng, kinh phí, địa điểm, thời gian, hình thức, nội dung…);
- Các vấn đề về tổ chức nhân sự, tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng với nhân viên văn phòng thường trực CLB;
- Phối hợp với các tổ chức, cá nhân trong việc tổ chức triển khai các hoạt động mà không cần xin ý kiến của tất cả các thành viên Ban Chủ nhiệm;
- Các vấn đề khác mà Giám đốc điều hành CLB thấy cần thiết.
Điều 9. Trách nhiệm, thẩm quyền, phạm vi giải quyết công việc của các Phó Chủ nhiệm Câu lạc bộ
- Các Phó Chủ nhiệm là người giúp Chủ nhiệm CLB tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước Ban Chủ nhiệm đối với các nhiệm vụ được phân công.
- Tham gia ý kiến xây dựng Chiến lược, định hướng hoạt động của CLB.
- Tham dự các phiên họp, đóng góp ý kiến, biểu quyết các Nghị quyết, kết luận của Ban Chủ nhiệm.
- Tham dự các kỳ sinh hoạt của Câu lạc bộ.
- Phụ trách một hoặc nhiều lĩnh vực hoạt động chủ yếu (các Ban) của CLB. Người được giao có trách nhiệm xây dựng mục tiêu hoạt động, kế hoạch hành động (cả ngắn hạn và dài hạn) của các công việc thuộc lĩnh vực phụ trách để trình Ban Chủ nhiệm phê duyệt. Người phụ trách đề xuất hình thức và cách thức tổ chức hoạt động đối với các công việc thuộc lĩnh vực phụ trách, trình Chủ nhiệm, Giám đốc điều hành trước khi triển khai thực hiện.
- Phó Chủ nhiệm CLB – Phụ trách công tác Hội viên: Là người chỉ đạo, tổ chức và chịu trách nhiệm toàn diện trước Ban Chủ nhiệm CLB về việc thực hiện các nhiệm vụ của Ban Hội viên:
- Phó Chủ nhiệm CLB – Phụ trách công tác Nghiên cứu tư vấn khoa học, phản biện xã hội, đào tạo: Là người chỉ đạo, tổ chức và chịu trách nhiệm toàn diện trước Ban Chủ nhiệm CLB về việc thực hiện các nhiệm vụ của Ban chuyên môn;
- Phó Chủ nhiệm CLB – Phụ trách công tác đối ngoại: Là người chỉ đạo, tổ chức và chịu trách nhiệm toàn diện trước Ban Chủ nhiệm CLB về việc thực hiện các nhiệm vụ của Ban đối ngoại:
- Phó Chủ nhiệm CLB – Phụ trách công tác thông tin tuyên truyền: Là người chỉ đạo, tổ chức và chịu trách nhiệm toàn diện trước Ban Chủ nhiệm CLB về việc thực hiện các nhiệm vụ của Ban Tuyên truyền.
6. Là đầu mối của Câu lạc bộ tại đơn vị mình đang công tác.
Điều 10. Trách nhiệm, thẩm quyền, phạm vi giải quyết công việc của các thành viên khác Ban Chủ nhiệm Câu lạc bộ
- Tham dự các phiên họp định kỳ hoặc đột xuất của Ban chủ nhiệm CLB.
- Tham dự các kỳ sinh hoạt của CLB theo phân công.
- Thực hiện các nhiệm vụ được Ban Chủ nhiệm giao.
- Đề xuất, kiến nghị các chương trình, kế hoạch hoạt động của CLB với Ban Chủ nhiệm để xem xét, quyết định.
- Là đầu mối của Câu lạc bộ tại đơn vị mình đang công tác.
Điều 11. Trách nhiệm của cán bộ, nhân viên Văn phòng thường trực Câu lạc bộ
- Văn phòng thường trực Câu lạc bộ có Chánh văn phòng, phó văn phòng và các nhân viên văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ nhiệm và Giám đốc điều hành CLB đối với các công việc văn phòng được phân công.
- Toàn thể cán bộ, nhân viên văn phòng thường trực phải chấp hành nghiêm túc Điều lệ, quy chế của CLB. Nhân viên văn phòng CLB phải chấp hành sự phân công của Chánh văn phòng.
- Thực hiện đầy đủ, kịp thời, bảo đảm chất lượng đối với những nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện các nhiệm vụ đó. Trong trường hợp công việc có tính chất phức tạp, hay có nhiều ý kiến khác nhau, cần xin ý kiến chỉ đạo Giám đốc điều hành, Chủ nhiệm CLB hoặc của thành viên Ban Chủ nhiệm trực tiếp phụ trách lĩnh vực đó. Trường hợp được Chủ nhiệm, Giám đốc điều hành hoặc thành viên Ban Chủ nhiệm phân công nhiệm vụ độc lập thì thực hiện đúng nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm được giao.
Chương III
CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA BAN CHỦ NHIỆM CÂU LẠC BỘ
Điều 12. Chế độ làm việc
- Chủ nhiệm, Phó chủ nhiệm và các thành viên Ban Chủ nhiệm làm việc theo chế độ kiêm nhiệm bán thời gian.
- Giám đốc điều hành, Chánh văn phòng và các nhân viên Văn phòng thường trực Câu lạc bộ làm việc theo chế độ chuyên trách toàn thời gian.
- Giám đốc điều hành nghỉ 1 ngày phải thông báo cho Văn phòng CLB biết; Nghỉ từ 2 ngày trở lên còn phải thông báo cho Chủ nhiệm CLB; Nghỉ từ 1 tuần trở lên phải thông báo cho các thành viên Ban Chủ nhiệm biết.
- Nhân viên Văn phòng CLB nghỉ 1 ngày phải báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với Chánh Văn phòng thì báo cáo Giám đốc điều hành; Nhân viên Văn phòng CLB nghỉ từ 02 ngày trở lên phải có Đơn xin nghỉ phép (trừ trường hợp bất khả kháng) và báo cáo Giám đốc điều hành quyết định sau khi có ý kiến đề nghị của Chánh Văn phòng.
3. Giám đốc điều hành và cán bộ, nhân viên Văn phòng làm việc theo giờ hành chính, nghỉ lễ, tết theo chế độ áp dụng cho các cơ quan Nhà nước. Ngoài ra, tùy theo tình hình thực tế, Chủ nhiệm CLB quyết định việc bổ sung ngày nghỉ theo đề nghị của Giám đốc điều hành.
Điều 13. Nguyên tắc làm việc
- Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo đúng quy định của pháp luật, Quy chế làm việc và chương trình, kế hoạch công tác chung của CLB. Chủ nhiệm, Giám đốc điều hành CLB chịu trách nhiệm trước Ban chủ nhiệm trong việc thực hiện các Nghị quyết của Ban Chủ nhiệm;
- Thành viên Ban chủ nhiệm và các nhân viên Văn phòng CLB giải quyết công việc đúng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; cấp trên không làm thay công việc của cấp dưới và ngược lại.
- Mỗi việc do một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính; Thành viên Ban Chủ nhiệm, các Ban thuộc CLB chịu trách nhiệm chính về các lĩnh vực công việc được phân công. Đối với các công việc lớn, Ban Chủ nhiệm có thể thành lập tổ hoặc nhóm để triển khai thực hiện.
- Ban chủ nhiệm và nhân viên Văn phòng CLB làm việc trên tinh thần tận tụy với công việc, lấy hiệu quả làm thước đo, phục vụ hội viên trách nhiệm, nhiệt tình, tất cả vì mục tiêu phát triển bền vững của CLB, nâng cao vị thế, vai trò, uy tín của CLB đối với nghề nghiệp và xã hội.
- Thành viên Ban chủ nhiệm chấp hành sự phân công của tập thể Ban Chủ nhiệm; Nhân viên Văn phòng CLB chấp hành chỉ đạo, điều hành của cấp trên, trường hợp có ý kiến khác với cấp trên trực tiếp thì được bảo lưu ý kiến và phải kịp thời báo cáo Chủ nhiệm, Giám đốc điều hành CLB
- Thái độ làm việc và giao tiếp Ban Chủ nhiệm và các nhân viên phải đúng mực, hòa nhã, có tinh thần giúp đỡ nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Sử dụng các tài sản, nguồn lực của CLB một cách hiệu quả, tiết kiệm, chống thất thoát, lãng phí.
Điều 14. Hình thức ký văn bản và chức danh sử dụng
- Đối với Chủ nhiệm CLB
- Hình thức ký văn bản: Chủ nhiệm CLB ký văn bản thay mặt Ban Chủ nhiệm (TM. Ban Chủ nhiệm Câu lạc bộ KTT) trong mọi văn bản trực tiếp ký;
- Chức danh sử dụng khi ký các văn bản: Sử dụng chức danh “Chủ nhiệm Câu lạc bộ KTT” trong mọi văn bản trực tiếp ký.
2. Đối với Phó Chủ nhiệm thường trực, Giám đốc điều hành CLB
a. Hình thức ký văn bản:
– Đối với các công việc thực hiện theo Nghị quyết đã được Ban Chủ nhiệm thông qua, Phó Chủ nhiệm thường trực ký văn bản thay mặt Ban Chủ nhiệm (TM. Ban Chủ nhiệm Câu lạc bộ KTT);
– Đối với các công việc cụ thể được Chủ nhiệm CLB giao ký thay, Phó Chủ nhiệm thường trực ký văn bản thừa Ủy quyền (TUQ. Chủ nhiệm Câu lạc bộ KTT).
b. Chức danh sử dụng khi ký các văn bản
– Đối với các văn bản gửi trong nội bộ Ban Chủ nhiệm, sử dụng chức danh “Phó Chủ nhiệm thường trực”; Đối với văn bản chỉ đạo, điều hành nội bộ công việc thường xuyên của văn phòng thường trực CLB, sử dụng chức danh “Giám đốc điều hành”;
– Đối với các văn bản gửi ra bên ngoài, sử dụng chức danh “Giám đốc điều hành, Phó Chủ nhiệm thường trực”, trong đó chức danh Giám đốc điều hành đặt trên, chức danh Phó chủ nhiệm thường trực đặt dưới.
Điều 15. Xây dựng kế hoạch công tác
- Văn phòng và các Ban thuộc CLB phải xây dựng kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ và trình Chủ nhiệm CLB phê duyệt. Kế hoạch công tác chung của CLB và các Ban thuộc CLB được công khai đến toàn bộ các thành viên Ban Chủ nhiệm.
- Kế hoạch công tác gồm các loại:
– Kế hoạch định kỳ: kế hoạch tháng, quý, 6 tháng, năm.
– Kế hoạch cho từng nhiệm vụ.
- Xây dựng kế hoạch và phê duyệt kế hoạch:
a. Đối với các Ban thuộc Câu lạc bộ
– Trưởng Ban có trách nhiệm xây dựng kế hoạch công tác định kỳ và kế hoạch cho từng nhiệm vụ công tác đảm bảo đúng yêu cầu, thời gian và chất lượng.
– Kế hoạch công tác tháng, quý được trình lên Chủ nhiệm CLB để xem xét, phê duyệt; Kế hoạch công tác năm được trình lên Ban Chủ nhiệm CLB để xem xét trước khi Chủ nhiệm phê duyệt. Sau đó các Ban chuyển kế hoạch đã được phê duyệt tới Văn phòng CLB để tổng hợp, báo cáo Giám đốc điều hành CLB theo dõi, đôn đốc thực hiện.
b. Đối với Văn phòng CLB
– Kế hoạch công tác tháng, quý được trình lên Chủ nhiệm CLB để xem xét, phê duyệt; Kế hoạch công tác năm được trình lên Ban Chủ nhiệm CLB để xem xét trước khi Chủ nhiệm phê duyệt. Chánh Văn Phòng CLB có trách nhiệm xây dựng kế hoạch chung của CLB trình Giám đốc điều hành CLB xem xét trước khi trình Chủ nhiệm hoặc Ban Chủ nhiệm CLB; Có phương án phối hợp để tránh sự trùng lắp, chồng chéo trong quá trình triển khai thực hiện; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch; tham mưu cho Chủ nhiệm và Giám đốc điều hành CLB trong quá trình chỉ đạo, điều hành công tác của CLB và các Ban thuộc CLB; Đề xuất những giải pháp để thực hiện tốt kế hoạch và những vấn đề cần điều chỉnh trong quá trình thực hiện.
- Xây dựng kế hoạch công tác:
4.1. Kế hoạch công tác định kỳ
a. Kế hoạch định kỳ (tháng, quý, năm) là kế hoạch công tác chung của CLB và các ban thuộc CLB được xây dựng, báo cáo toàn diện tất cả các mặt công tác.
b. Nội dung của kế hoạch bao gồm:
– Công việc được giao trong kỳ;
– Công việc đã hoàn thành trong kỳ;
– Công việc chậm triển khai hoặc phải chuyển tiếp sang kỳ sau, lý do;
– Tiến độ công việc đang triển khai;
– Công việc triển khai kỳ sau: nội dung công việc, cán bộ thực hiện, thời gian tiến hành và thời gian phải hoàn thành.
– Những vấn đề cần báo cáo xin ý kiến Ban Chủ nhiệm, Chủ nhiệm CLB và những đề xuất khác (nếu có).
c. Thời gian gửi kế hoạch.
– Kế hoạch tháng phải trình Chủ nhiệm CLB muộn nhất là 3 ngày làm việc trước ngày đầu tháng;
– Kế hoạch quý phải trình Chủ nhiệm CLB muộn nhất 7 ngày làm việc trước ngày đầu quý;
– Kế hoạch làm việc năm phải trình Ban Chấp hành xem xét muộn nhất là ngày 1 tháng 12 hàng năm, Ban Chủ nhiệm phải có ý kiến trước ngày 15 tháng 12 hàng năm.
4.2. Riêng về kế hoạch đột xuất phát sinh Văn phòng và các Ban thực hiện theo chỉ đạo của Chủ nhiệm hoặc Giám đốc điều hành CLB.
– Căn cứ nhiệm vụ được giao, người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm tổ chức xây dựng kế hoạch.
– Kế hoạch công tác bao gồm các nội dung: mục tiêu cần đạt được; những nội dung công việc phải thực hiện; thời gian tiến hành; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; lực lượng cán bộ thực hiện, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên; xác định đối tượng làm việc, nội dung làm việc; phương pháp tiến hành.
– Đối với kế hoạch làm việc, nhiệm vụ, đã có quy trình thì thực hiện đúng theo quy trình và đảm bảo các nội dung nêu trên.
– Thời gian hoàn thành thực hiện theo yêu cầu của người giao nhiệm vụ.
Điều 16. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ
- Chủ nhiệm và Giám đốc điều hành chủ trì, chỉ đạo hoặc phân công người phụ trách triển khai thực hiện theo từng nhiệm phụ của CLB.
Tổ chức thực hiện theo chương trình kế hoạch đã được duyệt. Trường hợp có thay đổi kế hoạch của Chủ nhiệm họp bàn với Giám đốc điều hành hoặc với các thành viên Ban Chủ nhiệm, nếu cần thiết thì xin ý kiến của Trung ương Hội.
- Chủ nhiệm, Giám đốc điều hành CLB có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo chỉ đạo của Trung ương Hội.
- Trong quá trình công tác, người được giao nhiệm vụ phát hiện thấy có những vấn đề cần bổ sung, điều chỉnh nhiệm vụ, cần xử lý thì phải kịp thời báo cáo người chỉ đạo trực tiếp, Giám đốc điều hành, Chủ nhiệm CLB để bổ sung, xử lý kịp thời.
- Chủ nhiệm, Giám đốc điều hành, Chánh Văn phòng CLBthường xuyên rà soát, thống kê, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch công tác được giao phụ trách; những công việc còn tồn đọng, cần điều chỉnh, bổ sung kế hoạch công tác thì phải kịp thời xin ý kiến, chỉ đạo và giải quyết.
Điều 17. Tiếp nhận, xử lý các công văn đi, đến bằng giấy
- Nguyên tắc xử lý văn bản, tài liệu, công văn: Giám đốc điều hành CLB là người chịu trách nhiệm chỉ đạo, phân công xử lý văn bản, tài liệu, công văn đi, đến của CLB. Những văn bản, công văn Giám đốc điều hành không đủ thẩm quyền ký thì chuyển cho Chủ nhiệm để giải quyết.
- Văn phòng CLB trình Giám đốc điều hành CLB xử lý tất cả các văn bản, tài liệu, công văn đi, đến; Có trách nhiệm giúp Giám đốc điều hành CLB kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày của các văn bản, tài liệu, công văn đi.
- Thời hạn giải quyết các công văn CLB trả lời hội viên và các tổ chức cá nhân khác
a. Công văn trả lời hội viên phải được gửi đến hội viên trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn hỏi của hội viên;
b. Công văn trả lời tổ chức, cá nhận khác phải được thực hiện theo thời hạn quy định công văn đến hoặc trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được công văn (nếu công văn đến không có thời hạn).
4. Quy trình xử lý công văn, tài liệu:
a. Công văn, tài liệu đến:
– Tất cả các công văn, tài liệu do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến CLB phải được chuyển đến Văn phòng CLB.
– Văn phòng CLB tổng hợp vào sổ theo dõi ngay trong ngày tất cả các công văn, tài liệu gửi đến; phân loại nội dung, mức độ khẩn, tên đơn vị gửi đến, trích yếu nội dung. Đề xuất và kịp thời trình Giám đốc điều hành xử lý.
– Văn phòng CLB có trách nhiệm chuyển công văn đến Chủ nhiệm, các Ban thuộc CLB hoặc các thành viên Ban Chủ nhiệm theo yêu cầu của Giám đốc điều hành.
b. Công văn, tài liệu gửi đi:
– Người được giao nhiệm vụ soạn thảo các công văn, tài liệu có trách nhiệm: thu thập, nghiên cứu các thông tin, tài liệu có liên quan đến công việc; xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo CLB, xin ý kiến tham gia của các thành viên Ban Chủ nhiệm có liên quan (nếu cần hoặc theo chỉ đạo của Chủ nhiệm hoặc Giám đốc điều hành) để hoàn chỉnh văn bản. Người được giao nhiệm vụ chủ trì, soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Chủ nhiệm hoặc Giám đốc điều hành ký.
– Chủ nhiệm hoặc Giám đốc điều hành sau khi ký văn bản thì chuyển cho Văn phòng CLB để gửi đi. Văn phòng CLB sau khi nhận được văn bản đi, có nhiệm vụ kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản. Nếu phát hiện thấy sai sót, Văn phòng chuyển trả lại cho cá nhân, bộ phận liên quan của CLB để xem xét chỉnh lý lại theo quy định.
c. Lưu hành văn bản đi:
Văn phòng CLB tổng hợp vào sổ theo dõi và lưu toàn bộ các văn bản đi, ghi rõ đối tượng gửi, trích yếu nội dung, thời hạn phản hồi.
Điều 18. Tiếp nhận, xử lý các công văn đi, đến bằng phương tiện điện tử
- Các công văn đến bằng phương tiện điện tử (sau đây gọi là email): Người nhận được email phải đọc kỹ nội dung, xem trách nhiệm, thẩm quyền xử lý của ai để chủ động đề xuất giải quyết. Nếu email đã CC cho người có trách nhiệm giải quyết thì không cần Forward cho người có trách nhiệm giải quyết; Nếu công văn chưa CC cho người có trách nhiệm giải quyết thì phải Forward cho người có trách nhiệm giải quyết; Thời hạn trả lời email trả lời tương tự như thời hạn trả lời công văn giấy. Trong email trả lời phải ghi rõ họ tên, chức danh, số điện thoại của người trả lời.
- Các công văn đi bằng phương tiện điện tử (sau đây gọi là email): Khi gửi email đi, phải CC cho Văn phòng để theo dõi, đôn đốc người nhận phản hồi, trong email cần nói rõ thời hạn gửi lại ý kiến. Trong email trả lời phải ghi rõ họ tên, chức danh, số điện thoại của người gửi email.
- Văn phòng CLB có trách nhiệm lưu trữ các email, các file đính kèm email trên phương tiện điện tử thích hợp để theo dõi, hỗ trợ việc chỉ đạo, điều hành.
- Thẩm quyền xử lý email tương tự như quy định tại Điều 17 Quy định này.
Điều 19. Ký hiệu, số hiệu các văn bản của Câu lạc bộ
- Các văn bản của CLB đều phải có các thông tin sau:
– Tiêu ngữ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘC LẬP – TỰ DO HẠNH PHÚC
– Hà nội, ngày tháng năm
– Số hiệu văn bản
– Người ký ban hành văn bản
- Ký hiệu văn bản (được trình bày ngay tiếp sau số hiệu văn bản)
– Nghị quyết của Ban Chủ nhiệm: số…./năm/NQ-CLBKTT;
– Quyết định của CLB: Số…./năm/QĐ-CLBKTT;
– Thông báo của CLB: số…./năm/TB-CLBKTT;
– Công văn thông thường: Số…năm/CLBKTT.
Chương IV
CHẾ ĐỘ HỌP CỦA BAN CHỦ NHIỆM VÀ SINH HOẠT CÂU LẠC BỘ
Điều 20. Họp Ban Chủ nhiệm
- Họp định kỳ
– Họp định kỳ là phiên họp toàn thể Ban Chủ nhiệm theo quý, 6 tháng, năm. Chủ nhiệm CLB triệu tập các thành viên Ban Chủ nhiệm CLB họp để rà soát công tác quý và bàn biện pháp, phương hướng công tác quý tiếp theo. Phiên họp diễn ra sau ít nhất 5 ngày kể từ ngày thành viên Ban Chủ nhiệm nhận được dự thảo báo cáo công tác;
– Giám đốc điều hành CLB có trách nhiệm gửi dự thảo báo cáo định kỳ tới toàn thể thành viên Ban Chủ nhiệm theo Chế độ báo cáo tại Chương VII- Quy chế này để các thành viên Ban Chủ nhiệm nghiên cứu cho ý kiến tại phiên họp;
– Sau mỗi phiên họp định kỳ, Ban Chủ nhiệm ban hành Nghị quyết hoặc Chủ nhiệm CLB ban hành kết luận của Ban Chủ nhiệm về kết quả và kế hoạch hoạt động của Câu lạc bộ. Nghị quyết hoặc kết luận được gửi tới toàn thể thành viên Ban Chủ nhiệm và công khai trên Website của CLB.
- Họp đột xuất
– Họp đột xuất là phiên họp của một số thành viên Ban Chủ nhiệm được Chủ nhiệm CLB triệu tập để thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể phát sinh ngoài kế hoạch đã được Ban Chủ nhiệm thông qua. Trường hợp có yêu cầu của ít nhất 1/3 tổng số thành viên Ban Chủ nhiệm hoặc Chủ nhiệm CLB thấy cần thiết có thể triệu tập toàn thể thành viên Ban Chủ nhiệm tham dự họp đột xuất;
– Sau mỗi phiên họp đột xuất, Ban Chủ nhiệm ban hành Nghị quyết hoặc Chủ nhiệm CLB ban hành kết luận của Ban Chủ nhiệm về nội dung phiên họp. Nghị quyết hoặc kết luận được gửi tới toàn thể thành viên Ban Chủ nhiệm và công khai trên Website của CLB.
- Họp giao ban thường trực CLB hàng tháng
Định kỳ hàng tháng vào tuần đầu tháng, Chủ nhiệm, Giám đốc điều hành, các Phó Chủ nhiệm và Văn phòng CLB họp giao ban rà soát, đánh giá tình hình thực hiện công việc của tháng trước và dự kiến kế hoạch triển khai nhiệm vụ tháng tiếp theo. Văn phòng chủ trì, phối hợp với các Ban thuộc CLB chuẩn bị nội dung tài liệu báo cáo trình Chủ nhiệm phê duyệt trước khi tổ chức họp; chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp.
Các Phó Chủ nhiệm – Trưởng các Ban thuộc CLB chuẩn bị nội dung báo cáo trong cuộc họp kết quả thực hiện nhiệm vụ tháng trước và dự kiến kế hoạch triển khai nhiệm vụ tháng tiếp theo; Chủ nhiệm và Giám đốc điều hành cho ý kiến về kế hoạch công tác của các Ban
- Toàn thể Ban chủ nhiệm CLB giữ mối liên hệ thường xuyên để đảm bảo việc chỉ đạo, điều hành và triển khai các nhiệm được thuận lợi, thông suốt.
Điều 21. Nguyên tắc tổ chức các kỳ sinh hoạt Câu lạc bộ
- Câu lạc bộ Kế toán trưởng tổ chức các kỳ sinh hoạt toàn quốc theo Điều lệ và nghị quyết của ban Chủ nhiệm; Tổ chức các kỳ sinh hoạt thường xuyên (tháng, quý) theo Quyết định của Chủ nhiệm hoặc giám đốc điều hành CLB.
- Việc sinh hoạt thường xuyên của CLB có thể thực hiện theo nhiều hình thức đa dạng và quy mô khác nhau tùy thuộc yêu cầu và điều kiện thực tế.
a. Hình thức sinh hoạt thường xuyên (kể cả online và offline), gồm:
– Hội nghị, hội thảo (kể cả online và offline);
– Các buổi tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn;
– Tham gia, tết hợp với các sự kiện do các tổ chức khác chủ trì tổ chức;
– Chia sẻ, tham luận, đóng góp ý kiến trên các diễn đàn chuyên môn, nghề nghiệp.
b. Quy mô sinh hoạt
– Không hạn chế người quan tâm tham gia sinh hoạt;
– Sinh hoạt theo ngành, lĩnh vực, khu vực địa lý khi có yêu cầu của đầu mối trong ngành, lĩnh vực, khu vực địa lý đo hoặc theo đề xuất của Ban chủ nhiệm;
- Sau khi có Nghị quyết của Ban chủ nhiệm hoặc Quyết định của Chủ nhiệm, Giám đốc diều hành CLB về việc tổ chức sinh hoạt CLB, Văn phòng CLB và các Ban có trách nhiệm tham mưu, phối hợp, giúp Ban Chủ nhiệm triển khai các công việc cần thiết của kỳ sinh hoạt.
- Thông tin về kỳ sinh hoạt
- Các kỳ sinh hoạt của CLB phải được thông báo công khai trên trang Web của CLB và gửi email đến tất cả hội viên (kể cả sinh hoạt toàn quốc định kỳ hay sinh hoạt thường xuyên theo ngành, lĩnh vực, khu vực địa lý);
- Đối với kỳ sinh hoạt toàn quốc, phải công khai trên trang Web và thông báo cho hội viên trước ít nhất 2 tháng kể từ ngày bắt đầu kỳ sinh hoạt;
- Đối với kỳ sinh hoạt thường xuyên, phải công khai trên trang Website và thông báo cho hội viên trước ít nhất 1 tháng kể từ ngày bắt đầu kỳ sinh hoạt;
5. Kinh phí tổ chức sinh hoạt: Sử dụng kinh phí một cách thiết thực, hiệu quả, đúng mục đích
– Hội viên phải đóng phí khi tham gia sinh hoạt theo mức ưu đãi hoặc được miễn đóng phí tùy theo từng kỳ sinh hoạt cụ thể;
– Người chưa là hội viên phải đóng phí khi tham gia sinh hoạt;
– Huy động kinh phí tự có của CLB và các nguồn tài trợ hợp pháp khác.
- Khi lựa chọn các diễn giả phải chọn người có uy tín nghề nghiệp, trình độ chuyên môn cao, phù hợp với nội dung, chương trình sinh hoạt.
- Chậm nhất 10 ngày sau mỗi kỳ sinh hoạt, Giám đốc điều hành phải gửi báo cáo kết quả sinh hoạt theo quy định của Chế độ báo cáo tại Chương VII – Quy Chế này; Thông báo kết quả đến toàn thể hội viên CLB và đăng tải thông tin về kết quả sinh hoạt CLB trên trang Web của CLB.
- Văn phòng CLB có trách nhiệm lưu giữ tất cả các tài liệu, hình ảnh, âm thanh được ghi lại từ các kỳ sinh hoạt làm tư liệu truyền thống và tham khảo.
Điều 22. Quy trình tổ chức Sinh hoạt toàn quốc của Câu lạc bộ
- Định kỳ, Chủ nhiệm CLB trình Ban Chủ nhiệm quyết định kỳ sinh hoạt toàn quốc của CLB theo Điều lệ. Ban Chủ nhiệm quyết định những vấn đề sau:
- Thời gian, địa điểm, nội dung, chương trình sinh hoạt;
- Nguồn kinh phí của kỳ sinh hoạt;
- Diễn giả, khách mời của kỳ sinh hoạt;
- Thù lao diễn giả và Chế độ đãi ngộ đối với khách mời của kỳ sinh hoạt ngoài mức đã được quy định trong Quy chế tài chính của CLB.
2. Sau khi Ban Chủ nhiệm thông qua Nghị quyết tổ chức kỳ sinh hoạt, Chủ nhiệm CLB gửi giấy mời đến các diễn giả, khách mời và gửi thông báo đến toàn thể hội viên CLB về kỳ sinh hoạt, gồm các thông tin sau:
– Thời gian sinh hoạt;
– Địa điểm sinh hoạt;
– Nội dung, chương trình sinh hoạt;
– Các thông tin khác cần thiết cho kỳ sinh hoạt.
- Giám đốc điều hành chỉ đạo Văn phòng CLB là đầu mối, các Ban thuộc Câu lạc bộ phối hợp trong việc tổ chức kỳ sinh hoạt:
a. Đối với Văn phòng Câu lạc bộ
– Dự thảo giấy mời cho các đối tượng được mời (giấy mời riêng cho hội viên, diễn giả, khách mời); Dự thảo Chương trình sinh hoạt chi tiết trình Chủ nhiệm CLB phê duyệt;
– Tổng hợp danh sách người tham dự kỳ sinh hoạt;
– Chuẩn bị chu đáo các vấn đề hậu cần, lễ tân, khánh tiết cho kỳ sinh hoạt, kịp thời báo cáo Chủ nhiệm CLB khi gặp khó khăn, vướng mắc;
– Dự thảo thư cảm ơn diễn giả, khách mời, đối tác tham gia tổ chức và tài trợ trình Chủ nhiệm CLB ký;
– Kịp thời quyết toán kinh phí kỳ sinh hoạt và công khai quyết toán trong Ban Chủ nhiệm theo Quy chế tài chính;
– Các công việc cần thiết khác có liên quan.
b. Ban Hội viên
– Ban Hội viên có trách nhiệm gửi giấy mời tới tất cả hội viên CLB;
– Tập hợp danh sách hội viên CLB đăng ký tham dự sinh hoạt để chuyển cho Văn phòng CLB tổng hợp, lên kế hoạch phục vụ;
– Chủ trì việc phục vụ và hỗ trợ hội viên tại các kỳ sinh hoạt; Làm đầu mối thu thập thông tin, kiến nghị, đề xuất, yêu cầu của hội viên tại các kỳ sinh hoạt, kịp thời báo cáo Ban chủ nhiệm giải quyết.
c. Ban Chuyên môn
– Đề xuất chương trình và chuẩn bị các nội dung về chuyên môn cho kỳ sinh hoạt; Giữ đầu mối liên lạc với các diễn giả, tập hợp các bài trình bày của diễn giả;
– Biên tập, in ấn tài liệu của kỳ sinh hoạt
– Các nhiệm vụ khác được Ban Chủ nhiệm giao.
d. Ban Tuyên truyền
– Tuyên truyền, quảng bá hình ảnh, sự kiện sinh hoạt CLB trên các phương tiện truyền thông;
– Đề xuất với Ban Chủ nhiệm CLB, liên hệ với các cơ quan truyền thông đăng bài, đưa tin về kỳ sinh hoạt của CLB; Tiếp đón cơ quan truyền thông tại kỳ sinh hoạt, biên tập các nội dung truyền thông khi được yêu cầu;
– Các nhiệm vụ khác được Ban Chủ nhiệm giao.
e. Ban đối ngoại
– Liên hệ với các diễn giả, khách mời; Phụ trách việc đón tiếp, phục vụ các diễn giả, khách mời trong thời gian sinh hoạt CLB;
– Các nhiệm vụ khác được Ban Chủ nhiệm giao.
Điều 23. Quy trình tổ chức Sinh hoạt thường xuyên của Câu lạc bộ
- Việc sinh hoạt thường xuyên của CLB được tổ chức theo theo ngành, lĩnh vực hoặc khu vực địa lý; Thực hiện theo kế hoạch đã được Ban Chủ nhiệm phê duyệt hoặc theo kế hoạch đột xuất được Chủ nhiệm CLB quyết định.
- Sau khi Chủ nhiệm CLB quyết định tổ chức kỳ sinh hoạt, Giám đốc điều hành gửi giấy mời đến các diễn giả, khách mời và gửi thông báo đến những hội viên có liên quan đồng thời thông báo cho toàn thể hội viên khác của CLB để biết về kỳ sinh hoạt (nếu có điều kiện thì tham gia), gồm các thông sau:
– Thời gian sinh hoạt;
– Địa điểm sinh hoạt;
– Nội dung, chương trình sinh hoạt;
– Các thông tin khác cần thiết cho kỳ sinh hoạt.
- Giám đốc điều hành chỉ đạo Văn phòng và các Ban thuộc Câu lạc bộ thực hiện các nhiệm vụ như quy định tại Điều 22 – Quy chế này.
Chương V
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA CÁC
TỔ CHỨC THUỘC VÀ TRỰC THUỘC CÂU LẠC BỘ
Điều 24. Chức năng, nhiệm vụ của các Ban thuộc Câu lạc bộ
- Các Ban thuộc Câu lạc bộ là bộ phận tham mưu, giúp việc của ban Chủ nhiệm CLB, phụ trách một số lĩnh vực hoạt động được phân công. Trong quá trình công tác, các Ban phải phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành nhiệm vụ được giao và vì mục tiêu chung của CLB.
- Nhiệm vụ của Ban Hội viên
- Quản lý hội viên;
- Bảo vệ quyền lợi hội viên;
- Chăm sóc hội viên;
- Xây dựng kế hoạch công tác định kỳ và đột xuất;
- Tham gia thực hiện các nhiệm vụ khác được Ban Chủ nhiệm CLB giao.
Trưởng Ban hội viên có trách nhiệm dự thảo chi tiết Quy chế hoạt động của Ban, trình Chủ nhiệm CLB phê duyệt.
3. Nhiệm vụ của Ban chuyên môn
- Nghiên cứu các chế độ, chính sách của Nhà nước, các dự thảo Luật, Nghị định, Thông tư có liên quan đến chuyên môn, nghề nghiệp;
- Tham gia ý kiến đóng góp, phản biện trong quá trình cơ quan nhà nước hoạch định chính sách; Tổng hợp ý kiến của Hội viên đối với các vấn đề có vướng mắc, khó khăn trong thực tiễn để kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung cơ chế, chính sách;
- Xây dựng kế hoạch công tác định kỳ và đột xuất;
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, các chính sách mới; Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho Hội viên;
- Tham gia thực hiện các nhiệm vụ khác được Ban Chủ nhiệm CLB giao.
Trưởng Ban Chuyên môn có trách nhiệm dự thảo chi tiết Quy chế hoạt động của Ban, trình Chủ nhiệm CLB phê duyệt.
- Nhiệm vụ của Ban Tuyên truyền
- Tuyên truyền, quảng bá rộng rãi hình ảnh, hoạt động của Câu lạc bộ;
- Xây dựng kế hoạch công tác định kỳ và đột xuất;
- Tham gia thực hiện các nhiệm vụ khác được Ban Chủ nhiệm CLB giao.
Trưởng Ban Tuyên truyền có trách nhiệm dự thảo chi tiết Quy chế hoạt động của Ban, trình Chủ nhiệm CLB phê duyệt.
- Nhiệm vụ Ban Đối ngoại
- Thực hiện các hoạt động đối ngoại của CLB;
- Xây dựng kế hoạch công tác định kỳ và đột xuất;
- Tham gia thực hiện các nhiệm vụ khác được Ban Chủ nhiệm CLB giao.
Trưởng Ban Đối ngoại có trách nhiệm dự thảo chi tiết Quy chế hoạt động của Ban, trình Chủ nhiệm CLB phê duyệt.
Điều 25. Cơ cấu tổ chức của các Ban thuộc Câu lạc bộ
- Các Ban của Câu lạc bộ có Trưởng Ban là Phó Chủ nhiệm CLB, các Phó trưởng Ban và thành viên.
- Thành viên của các Ban là những người có chuyên môn, hiểu biết phù hợp với chức năng, lĩnh vực hoạt động của Ban và phải là hội viên của CLB.
- Tùy theo điều kiện thực tế, Ban có thể mời các cộng tác viên khi triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Điều 26. Chế độ làm việc của các Ban thuộc Câu lạc bộ
Lãnh đạo hoặc các thành viên của Ban làm việc theo chế độ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm, toàn thời gian hoặc bán thời gian, cụ thể từng trường hợp do Ban Chủ nhiệm Quyết định.
Điều 27. Họp các Ban thuộc Câu lạc bộ
- Các Ban thuộc Câu lạc bộ có thể tổ chức họp giao ban, họp định kỳ, họp đột xuất theo Quyết định của trưởng Ban. Trưởng Ban là người chuẩn bị nội dung, tài liệu và chủ trì cuộc họp; Chủ nhiệm hoặc các thành viên của Ban Chủ nhiệm CLB có thể tham dự cuộc họp của các Ban tùy theo nội dung, tính chất cuộc họp.
- Trường hợp cần thiết phải họp nhiều Ban đồng thời thì trưởng các Ban đề nghị, Chủ nhiệm CLB triệu tập và chủ trì cuộc họp. Các Ban chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung, tài liệu liên quan đến nhiệm vụ của Ban mình.
- Thời gian, địa điểm, nội dung, đối tượng tham gia dự họp do người chủ trì cuộc họp quyết định. Giấy mời họp và tài liệu được gửi đến người được triệu tập họp trước ít nhất là 5 ngày làm việc.
Điều 28. Quan hệ giữa các Ban thuộc Câu lạc bộ
Các Ban thuộc CLB chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện các nhiệm vụ của Ban và chủ động phối hợp với các Ban khác thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao; trường hợp có khó khăn, vướng mắc trong qúa trình thực hiện thì báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Chủ nhiệm CLB. Đối với các công việc cần sự phối hợp của nhiều Ban thì Ban được giao chủ trì phải xây dựng kế hoạch, nội dung; nhân sự trình Chủ nhiệm phê duyệt để triển khai thực hiện. Nếu huy động nhân sự của Ban khác thì cần có ý kiến của trưởng Ban đó.
Điều 29. Nguyên tắc hoạt động, tổ chức của Chi hội, Phân hội trực thuộc Câu lạc bộ
- Chi hội là các tổ chức trực thuộc Câu lạc bộ ở các địa phương, tại các ngành, lĩnh vực, hoạt động theo Điều lệ của CLB. Các Chi hội được tổ chức các Phân hội thuộc Chi hội mình.
- Chi hội trưởng là đầu mối của Ban Chủ nhiệm CLB, do Ban chủ nhiệm CLB ra quyết định phân công và miễn nhiệm.
- Trách nhiệm của Chi hội trưởng
- Quản lý, điều hành hội viên trong Chi hội do mình phụ trách; Đôn đốc các hội viên tích cực tham gia sinh hoạt, thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ theo Điều lệ Câu lạc bộ.
- Tập hợp ý kiến của hội viên gửi Ban Chủ nhiệm xem xét, giải quyết; Phối hợp với Ban Chủ nhiệm trong việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Hội viên;
- Xây dựng kế hoạch hoạt động của Chi hội;
- Đề xuất, kiến nghị việc sinh hoạt CLB thuộc địa bàn, ngành, lĩnh vực của chi hội mình;
- Quyết định cơ cấu tổ chức của Chi hội, thành lập các phân hội thuộc Chi hội do mình phụ trách;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được Ban Chủ nhiệm giao.
Chương VI
CHẾ ĐỘ TÀI CHÍNH
Điều 30. Chế độ tài chính
- Ban Chủ nhiệm xây dựng và ban hành Quy chế tài chính áp dụng cho Câu lạc bộ trên nguyên tắc minh bạch, công khai, phù hợp với các quy định của pháp luật về kế toán. Toàn thể Ban Chủ nhiệm, cán bộ nhân viên Văn phòng CLB và hội viên phải thực hiện nghiêm các quy định của Quy Chế tài chính đã được phê duyệt.
- Ban Chủ nhiệm, cán bộ, nhân viên Văn phòng CLB, Chi hội trưởng các Chi hội trực thuộc được trả lương hoặc hưởng phụ cấp theo quy định của Quy Chế tài chính CLB.
- Các khoản thu, chi liên quan đến các hoạt động của CLB phải tuân thủ các quy định tại Quy chế tài chính. Người làm thất thoát tài sản, tham ô, thực hiện sai các quy định tại Quy chế tài chính phải bồi thường, bị kỷ luật và chịu các chế tài của pháp luật.
- Định kỳ, Ban Chủ nhiệm phải gửi báo cáo tài chính đến Trung ương Hội, thành viên Ban Chủ nhiệm và công khai theo quy định của Quy Chế tài chính.
Chương VIII
CHẾ ĐỘ BÁO CÁO VÀ LƯU TRỮ, KHAI THÁC TÀI LIỆU
Điều 31. Chế độ thông tin, báo cáo
- Báo cáo định kỳ của CLB
– Báo cáo định kỳ phải tổng kết, đánh giá cụ thể kết quả và tiến độ thực hiện các nhiệm vụ trong thời kỳ báo cáo; xác định rõ những việc đã hoàn thành; những việc không hoàn thành, không đạt yêu cầu, chậm tiến độ và nguyên nhân cụ thể; kết quả đạt được trên các mặt công tác; Đề xuất kiến nghị về cơ chế quản lý, điều hành và phương hướng, kế hoạch của kỳ tiếp theo; Đề nghị xem xét những sáng kiến cải tiến, kết quả thi đua, đề nghị khen thưởng…
– Kỳ báo cáo:
+ Báo cáo tháng: Tổng hợp, đánh giá kết quả công tác của CLB tính từ ngày đầu tháng đến ngày cuối tháng báo cáo;
+ Báo cáo Quý: Tổng hợp, đánh giá kết quả công tác của CLB từ ngày đầu quý đến ngày cuối quý báo cáo;
+ Báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch và các nhiệm vụ được giao của CLB từ ngày đầu năm đến hết ngày 30/6 hàng năm;
+ Báo cáo tổng kết năm đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch và các nhiệm vụ được giao của CLB trong năm báo cáo.
a. Đối với báo cáo tháng
Giám đốc điều hành CLB ký, gửi báo cáo cho thành viên Ban Chủ nhiệm CLB chậm nhất sau 5 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc tháng và đăng tải báo cáo trên Website của CLB.
b. Đối với báo cáo quý
Giám đốc điều hành CLB ký, gửi báo cáo cho thành viên Ban Chủ nhiệm CLB và trung ương Hội chậm nhất sau 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc tháng và đăng tải báo cáo trên Website của CLB.
c. Đối với báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm
Giám đốc điều hành CLB dự thảo, Chủ nhiệm CLB ký và gửi báo cáo cho thành viên Ban Chủ nhiệm CLB và trung ương Hội chậm nhất ngày 15/7 hàng năm và đăng tải báo cáo trên Website của CLB.
d. Đối với báo cáo tổng kết năm
Giám đốc điều hành CLB dự thảo báo cáo và gửi cho thành viên Ban Chủ nhiệm CLB để xin ý kiến chậm nhất vào ngày 15/1 hàng năm. Thành viên Ban Chủ nhiệm phải có ý kiến phản hồi về dự thảo báo cáo chậm nhất ngày 25/1 hàng năm và được coi là đồng ý với dự thảo báo cáo nếu đến ngày hạn định không có ý kiến. Giám đốc điều hành tổng hợp, tiếp thu ý kiến của thành viên Ban Chủ nhiệm để hoàn chỉnh báo cáo trình Chủ nhiệm CLB ký.
Báo cáo năm sau khi hoàn chỉnh và ký được gửi đến Trung ương Hội và các thành viên Ban Chấp hành chậm nhất là ngày 31/1 hàng năm và được đăng cáo trên Website của CLB.
- Đối với các báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất:
Giám đốc điều hành CLB thực hiện các báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Ban Chủ nhiệm hoạc Trung ương Hội.
Điều 32. Lưu trữ và khai thác hồ sơ, tài liệu
- Văn phòng CLB có nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu của CLB một cách khoa học để thuận tiện trong việc tra cứu, sử dụng. Mở sổ theo dõi, phân theo nhóm, loại tài liệu…, đánh số thứ tự, ngày, tháng, năm. Cử người quản lý file tài liệu văn bản (kể cả bản cứng hoặc bản mềm).
- Tổ chức quản lý tài liệu (kể cả bản cứng hoặc bản mềm) đảm bảo khi cán bộ từng phần việc theo phân công đi vắng, cán bộ thay thế hoặc cán bộ trực đều có thể sử dụng phục vụ cho công việc không bị ách tắc.
- Các thành viên Ban Chủ nhiệm được phép nghiên cứu, khai thác các hồ sơ, tài liệu của Câu lạc bộ nhưng phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật.
Chương IX
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 33. Tổ chức thực hiện
- Quy chế này được phổ biến đến tất cả thành viên Ban Chủ nhiệm; Trưởng Chi hội trực thuộc CLB; thành viên các Ban thuộc CLB và cán bộ, nhân viên CLB để thực hiện và làm căn cứ điều hành, đánh giá công việc.
- Chủ nhiệm, Giám đốc điều hành và các Phó Chủ nhiệm có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này theo đúng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền; Các thành viên Ban Chủ nhiệm giám sát việc tổ chức thực hiện.
Điều 34. Khen thưởng và kỷ luật
Ban Chủ nhiệm, thành viên các Ban thuộc CLB, các Chi hội trực thuộc CLB, cán bộ, nhân viên Văn phòng CLB thực hiện tốt Quy chế này được xem xét khen thưởng. Trường hợp vi phạm Quy chế, tuỳ theo nguyên nhân, mức độ vi phạm sẽ bị xem xét xử lý kỷ luật phê bình, nhắc nhở, trừ điểm thi đua, không xét danh hiệu thi đua; trường hợp nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có phát sinh những vấn đề vướng mắc, đề nghị thành viên Ban Chủ nhiệm và toàn thể cán bộ, nhân viên CLB phản ánh để điều chỉnh cho phù hợp./.